מערכות ניהול מועמדים: הופכים את תהליך הגיוס ליעיל יותר

לפני הכל: מה זה מערכת לניהול מועמדים?

מערכות ניהול המועמדים הראשונות החלו להופיע בשוק כבר בשנות ה-90 בדמות כלים לארגון קורות חיים של מועמדים למשרות שונות. בתצורתן הראשונית הן סייעו בעיקר בשמירה על הסדר והארגון של הקבצים השונים המתקבלים במערכות, אך עם הזמן, השתכללו והפכו חכמות ומורכבות הרבה יותר. כיום מערכות ניהול המועמדים יודעות לסנן את המועמדים בעצמן, לשלב מידע ממספר מקורות שונים ואף להשתמש בבינה מלאכותית כדי להציע התאמות מדויקות יותר למגייסים.

בתכלס: מה מערכת ATS יודעת לעשות?

• לסנן קורות חיים לפי מילות מפתח, ניסיון וכישורים, ובזכות בינה מלאכותית – גם להבין אילו מועמדים באמת מתאימים לתפקיד.
• להתחבר לאתרי דרושים שונים לורשתות חברתיות כמו לינקדאין כדי להגיע אל מועמדים רבים יותר ובמהירות.
• לנהל ערוץ תקשורת פתוח, ולעדכן את המועמדים והמגייסים בדבר התקדמות התהליך באמצעות מיילים, הודעות אוטומטיות וצ׳אטבוטים.
• להציג את כל המועמדים בצורה נוחה ומסודרת ולדרג אותם לפי מידת ההתאמה למשרה במקום אחד.

איפה זה פוגש אתכם: כיצד מסייעת מערכת ניהול המועמדים בתהליך הגיוס?

• היא חוסכת זמן יקר וכאבי ראש – שכחו מסריקת מאות קובצי קורות חיים ומנבירה בלתי פסוקת באלפי מיילים - את סינון המועמדים הראשוני תערוך המערכת.
• היא משפרת את חוויית המועמד – המערכת תשלח למועמדים עדכונים על מצבם בתהליך ועל התקדמותם בו בזמן אמת. היא תאפשר תקשורת נוחה בין המועמדים לבין הארגון ותיצור תחושה של פניות וסדר בתהליך הגיוס.
• היא מייעלת את תהליך הגיוס בארגון כולו – המערכת תרכז את כל המידע על כל המועמדים בכל המשרות במקום אחד. כל הנוגעים בדבר מעודכנים בכל שלב בתהליך בכל רגע נתון – ראשי צוותים ומנהלי מחלקות כמו גם מגייסים ואנשי משאבי אנוש. ריכוז המידע מקצר משמעותית את זמן התגובה בארגון ויוצר שקיפות מלאה בתהליך.
• היא מאפשרת לארגון לצפות בכל המידע בכל רגע נתון ומציגה אותו בדוחות מסודרים - צורת העבודה הזו מאפשר למגייסים לקבל החלטות מושכלות על בסיס נתונים מוכחים, להוביל שינוי ושיפור מתמיד ולערך החלטות מורכבות בזמן אמת.

האותיות הקטנות: אילו אתגרים מזמנות מערכות ניהול המועמדים?

לכל ארגון באשר הוא צרכים שונות ומטרות אחרות, ועל כן, לפני הכל, חשוב לקחת בחשבון שעבודה עם מערכת ניהול מועמדים תדרוש התאמה ייחודית למבנה הארגוני שלכם ולמטרות שאתם מעוניינים להשיג. כך למשל, ארגונים קטנים עשויים להסתפק במערכת שתערוך סינון ודירוג של מועמדים בלבד, בעוד שארגונים גדולים יותר, שתהליכי הגיוס שלהם מערבים סוגים שונים של בעלי תפקידים, כגון מנהלי מחלקות, ראשי צוותים ואף פסיכולוגים ומאבחנים תעסוקתיים שונים, יצטרכו להתאים את המערכת לתרבות הארגונית ולצרכים המורכבים המשתנים שלהם.

חשוב לציין בהקשר זה את הצורך בהטמעת המערכת בארגון. ארגונים קטנים, שבהם עובדים מגייסים בודדים, עשויים להתמודד בקלות עם כניסתה של מערכת ניהול מועמדים לשגרת העבודה שלהם. מנגד, ארגונים גדולים ומורכבים המערבים מספר גדול של בעלי תפקידים בתהליך הגיוס יצטרכו לתכנן את הטמעת המערכת בתהליכי העבודה של הארגון, לערוך הדרכות מסודרות לאנשי הצוות בדרגים השונים ולפקח על העבודה בתצורה החדשה.

נושא נוסף ומאתגר בעולמות הגיוס הוא רגישות המידע. כל מחלקת גיוס מתמודדת עם מידע רב על מועמדים שונים ועובדים בחברה – מדובר בפרטי מידע, כגון פרטים אישיים ומשפחתיים, מצב בריאותי, פרטי חשבון בנק וציפיות שכר, כמו גם ציונים במבחני התאמה שונים ולעיתים גם חוות דעת פסיכולוגיות מקצועיות. הטמעה של מערכת ניהול מועמדים בארגון מחייבת אותו להשקיע גם בנושא אבטחת המידע הרגיש.

עם הפנים קדימה: מה צופן לנו העתיד בכל מה שנוגע למערכות ATS?

שילוב בינה מלאכותית (AI) ולמידת מכונה (ML) – עם השימוש הגובר, ילמדו מערכות ניהול המועמדים לזהות בעצמן אילו מועמדים הם המתאימים ביותר. הם יזהו דפוסים חוזרים המבוססים על העדפות הארגונים השונים והתקדמות תהליכי הגיוס של המועמדים השונים, ואף יוכלו לתת המלצות חכמות בהתאם להיסטוריית הגיוס והצרכים של כל ארגון.

פיתוח רכיבי עיבוד שפה טבעית (NLP) – רכיבי עיבוד השפה הטבעית מאפשרים למערכות ניהול המועמדים ״להבין״ את הכתוב בקובצי קורות החיים ובמסמכים השונים. רכיבים אלה מסייעים למערכות לזהות כוונות ומיומנויות שונות, ואפילו לנתח את מידת המוטיבציה של המועמד כפי שהיא משתקפת מהנתונים.

חוויית גיוס מותאמת אישית – השימוש במערכות ניהול המועמדים יאפשר לכל מועמד לקבל המלצות למשרות על פי ניסיונו, כישוריו והעדפותיו האישיות. בנוסף, המערכת תאפשר למועמדים ערוץ תקשורת פתוח עם המגייסים בארגון ותיצור שקיפות ושיתוף בחוויית הגיוס. אלמנטים אלה יסייעו למועמדים לחוש נוח עם התהליך המותאם שהוא חווה, ויוכלו אף להפוך לכרטיס הביקור שלכם כארגון בפני מועמדים פוטנציאליים בהווה ובעתיד.

עבודה לצד מערכות ניהול עובדים (HCM) – בתום תהליך הגיוס, דואגת מערכת ניהול המועמדים להעביר את כל המידע הרלוונטי שנאסף על המועמד – פרטים אישיים, חוות דעת שונות ועוד ישירות אל מערכות ניהול העובדים הקיימות בארגון. המידע נאסף ונשמר במערכות הארגון, ומאפשר ניהול שוטף נטול כפיליות ואי סדר.