הרבה ארגונים וחברות משתמשים היום במערכות גיוס חכמות (ATS) לסינון ראשוני של קורות חיים. המערכות סורקות את המסמך ומחליטות על פי קריטריונים שהוגדרו מראש אילו מועמדים רלוונטיים ואילו לא. יכול להיות שתשלחו קורות חיים למשרה שתפורה עליכם, אבל אם לא תצליחו לעבור את הסינון של המערכת, ככל הנראה תפספסו את ההזדמנות מבלי שקורות החיים בכלל יגיעו למגייסים.
אז אומנם יש לא מעט הסברים וכללים איך לכתוב מסמך קורות חיים כמו שצריך (גם אצלנו כמובן), אבל כאן אנחנו הולכים להתמקד בטעויות הטכניות שצריך להימנע מהן - כדי שאתם כבר לא תעשו אותן בכתיבת קורות החיים שלכם.
כמעט כל תהליך גיוס כיום עובר דרך מערכת אוטומטית לסינון מועמדים, המכונה ATS (Applicant Tracking System). מערכת זו סורקת, מסווגת ומנתחת את קורות החיים שלכם לפי מילות מפתח ופרמטרים שהוגדרו מראש – עוד לפני שמישהו מצוותי הגיוס בכלל קורא אותם.
תהליך האוטומציה הזה חוסך למגייסים הרבה זמן במעבר על קורות חיים לא רלוונטיים, מה שאומר שהם לא יקראו את כל קורות החיים שנשלחות אל המשרה. זה אומר שגם קורות חיים מרשימים ומתאימים לתפקיד עלולים להיתקע בשלב הסינון הראשוני – רק בגלל טעויות טכניות קטנות שגורמות למערכות לסווג אותם בצורה לא נכונה.
כדי להבטיח שקורות החיים שלכם לא ייפסלו אוטומטית, הנה כמה טעויות נפוצות שאתם ממש לא רוצים לעשות והדרכים להימנע מהן:
טבלאות, צבעים, גרפיקות ותמונות אומנם יכולים לעבוד טוב עבור העין האנושית ולתפוס את תשומת הלב, אבל בכל מה שנוגע למערכת ATS זה יכול לגרום לשיבושים בקריאת המידע ועיבוד הנתונים. אלמנטים צבעוניים מדי לא תמיד עוברים טוב בסריקה ויכולים לגרום לדירוג בעייתי על ידי המערכת.
מה עושים?
שומרים על עיצוב פשוט וברור, מבלי להוסיף יותר מדי אלמנטים מורכבים וצבעוניים שעלולים לבלבל את המערכת.
מערכת ATS בדרך כלל סורקת בקלות פורמטים כמו docx ו-PDF פשוט, אך היא מתקשה להתמודד עם קבצים אחרים, כמו jpg ,png או קבצים גרפיים אחרים. שימוש בקבצים אלו עלול לגרום לכך שהמערכת לא תוכל לקרוא את קורות החיים באופן מלא או לא תוכל לעבד אותם כראוי, מה שכנראה יוביל לניפוי אוטומטי של המועמדות.
מה עושים?
משתמשים בפורמטים שמעובדים בקלות ברוב מערכות ה-ATS. פורמטים כמו docx או PDF נחשבים לאופציות המומלצות ביותר.
מערכות ATS מחפשות בקורות החיים שלכם מספר מילות מפתח מרכזיות. לעיתים קרובות, מילות המפתח הן כאלו שמופיעות בתיאור המשרה; הן יכולות לכלול הגדרות, כישורים וניסיון ספציפי. הרבה קורות חיים נפסלים אוטומטית בגלל ניסוחים לא ברורים או כלליים מדי שלא קולעים למילות המפתח המדויקות.
מה עושים?
קוראים בעיון את דרישות התפקיד ואת תיאור המשרה במודעה, ומקפידים לשלב תיאורים מרכזיים שמופיעים בה בקורות החיים שלכם. שימו לב שאתם משלבים אותם בצורה טבעית ולא מאולצת מדי. בסופו של דבר, אם תעברו את סינון המערכת, סביר להניח שהמגייסים יקראו את קורות החיים שלכם, וכדאי שהם לא ייראו מלאכותיים מדי.
שגיאות כתיב ודקדוק הן בעייתיות גם כאשר עין אנושית בוחנת את קורות החיים, אבל זה בעייתי גם עבור מערכת ATS. כאשר יש שגיאות כתיב המערכות לא תמיד מצליחות לפרש מה הטעות ומה הייתה הכוונה המקורית. במקרה כזה אתם מפספסים את ההזדמנות לקלוע למילות המפתח הרלוונטיות. לפעמים זו אפילו לא צריכה להיות שגיאת כתיב של ממש, מספיקה רק טעות הקלדה קלה. אם כתוב "ניהול פרוקיטים" במקום "ניהול פרויקטים", מערכת ATS עשויה לא לזהות את ההתאמה למשרה ולפסול את קורות החיים.
מה עושים?
מבצעים הגהה יסודית של קורות החיים ומוודאים שאין שגיאות כתיב או טעויות דקדוקיות. כמו כן, כדאי להשתמש במילים מוכרות וברורות שמתארות את הכישורים והניסיון בצורה מדויקת.
מערכות ATS מזהות כותרות כלליות כמו "ניסיון תעסוקתי" ו"השכלה", וזה עוזר להן להבין ולהרכיב את מידת הרלוונטיות של קורות החיים שלכם. כאשר משתמשים בכותרות לא סטנדרטיות כמו "מה עשיתי עד היום?", "הניסיון שלי" וכו', ייתכן שהמערכת לא תבין מה הכוונה ולא תצליח לסווג את המידע כראוי.
מה עושים?
משתמשים בכותרות מקובלות וברורות בקורות החיים שלכם. זה יסייע למערכות לסרוק בצורה מדויקת את הכישורים והניסיון שלכם. את הצד היצירתי שלכם אפשר לשמור לשלב שבו תפגשו גורם אנושי שיצליח להבין בצורה טובה יותר את הכוונות שלכם :)
כמו שכבר הבנתם, מערכות ה‑ATS מתבססות על מילות מפתח. הן מחפשות כישורים ספציפיים, ידע בתוכנות מסוימות, שפות תכנות, כלים מקצועיים, השכלה מתאימה. אם התיאור שלכם כללי מדי, בין שמדובר בניסיון, במיומנויות או בהשכלה, המערכת עלולה לפספס את זה ולחשוב שאין לכם את מה שהתפקיד דורש.
מה עושים?
לא מסתפקים בהגדרות כלליות כמו "ידע טכנולוגי", אלא מציינים באופן ברור ומפורט את הכישורים והמיומנויות שלכם – למשל שמות של תוכנות שאתם עובדים איתן ומושגים מקצועיים מהתחום שלכם. בתיאור ההשכלה, מציינים את השם המלא והרשמי של מוסד הלימודים שלמדתם בו, את שם התואר ואת שנת סיום הלימודים.
מערכת ה‑ATS מתקשה לקרוא קורות חיים אם המידע בהם לא ברור או אם יש בהם פרטים שלא באמת מתאימים למשרה. כשמוסיפים מידע מבולגן או מיותר, זה עלול להציג אתכם כלא מתאימים – גם אם אתם כן.
מה עושים?
שומרים על סדר ברור: מתחילים בניסיון התעסוקתי, ממשיכים להשכלה, כישורים ויכולות, ומוודאים שכל מה שכתבתם קשור ובעל חשיבות למשרה שאתם רוצים. ככה גם המערכת וגם המגייסים יבינו מייד למה אתם מתאימים.